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ホームページの活用方法について(Q&A)
 

増尾地域ふるさと協議会に加入している町会・自治会・管理組合で、住民の皆さんに掲示板や回覧で告知、配布している文書をパソコンやスマホでも確認できるようにする場合、ふるさと協議会のホームページに掲載することで簡単に公開できます。

文書の公開を希望される場合は、WordやExcelで作成した原稿を総務広報部宛てのメール(soumu@masuofurusato.com)に添付してお送りください。文書はPDFの形式でサーバーに保管して、お知らせのページに掲載させていただきますが、掲載に必要な作業は総務広報部で行います。
 
<目次>
お知らせを掲載するときの手順を教えてください。

ホームページに掲載すると資料の配布は不要になりますか?
資料を掲載することで、どんな利点がありますか?
このホームページはどのくらいの人が見ているのですか?
他の伝達手段との併用と、情報発信のポイントを教えてください。
 
  お知らせを掲載するときの手順を教えてください。
町会・自治会・管理組合から住民の皆さんへのお知らせをふるさと協議会のホームページに掲載するときは、以下の手順で行います。
 
掲載する資料の原稿のデータを総務広報部にメールに添付して送信する。
資料はPDFの形式で公開しますが、ワードやエクセルで作った原稿を送っていただいても大丈夫です。
資料の公開を住民の皆さんに限定したい場合は、masuo01のように数文字の英数字のパスワードを決めて、お知らせください。パスワードは、町会・自治会・管理組合ごとに決めたものを継続して使って行きますので、住民の皆さんが覚えやすいものを検討してください。
 ・ 印刷した資料を掲載したい場合は、ふるさと協議会の役員会で総務広報部の担当(山下)に資料を預けてください。スキャナーでデジタル化して掲載します。お預かりした資料は、次回の役員会でお返しします。
 
お預かりした資料をサーバーに保存し、ホームページで公開します。
数枚の資料であれば2~3日、複数ページの冊子の状態であっても1週間程度で、デジタル化してホームページに公開させていただきます。
 
資料をホームページに掲載したことを住民の皆さんにお知らせする。
掲載した後は、住民の皆さんに配布する印刷資料に次のような文章を記載して、ホームページで資料が閲覧できるようになったことをお知らせしてください。
 
〇〇町会からの大切なお知らせをスマホでも確認できるようになりました。右の QR コードを読み取って、ふるさと協議会のホームページをご覧ください。
なお、閲覧制限がある場合、〇〇町会のパスワードは△△△△△です。
QRコードでホームページを見てもらうためには、何度も案内を繰り返すことが欠かせません。ホームページにも掲載する予定の資料を回覧する時には、資料に、「この資料は、スマホで閲覧することもできます」と書いた上で、QRコードを毎回記載しておくことをお勧めします。
 
必要に応じて、情報の掲載方法は変更していきます。
現在は掲載情報が多くありませんので、作成時期の順番になっていますが、各町自治会等からの情報が5件程度を越えるようになった段階で、各町自治会ごとにまとめた表に変更する予定です。
情報量がより多くなった場合は、各町自治会ごとに独自のページを用意して運用することも可能になります。ご希望に応じて、町自治会長からのメッセージや各町自治会のイメージ写真・イラスト等も掲載させていただますので、遠慮なくご相談ください。
 

  ホームページに掲載すると資料の配布は不要になりますか?
  不要にはなりません。住民の皆さん全員がスマホを使っているわけではありませんので、全員に確実にお知らせする必要がある場合は、これまでと同様に、印刷資料の戸別配布を基本とすることになります。

なお、役員の皆さんへのお知らせのように特定の皆さんへのお知らせの場合、スマホでの資料確認を基本とし、印刷資料の配布はスマホを使っていない役員だけにするという手段も考えられますが、ホームページに掲載したときにすぐに見てもらうためには、メールやLINEなどの併用も検討したほうが良いかもしれません。
 

  資料をデータ保存・掲載することに、どんな利点がありますか?
 
回覧でよく読まなかった資料を後で確認できるようになります。
回覧の場合、次の家庭に回すために手元に長く置いておくことが難しいことがありますが、回覧の資料をホームページに掲載することで、後でゆっくりスマホで内容を確認してもらうことができます。
 
古い資料や大量印刷が難しい冊子でも、地域の皆さんで共有できます。
役員の方が個人で保管している地域の祭りなどのイベントの実施要領や、何ページもあるような地域の防災関連マニュアルであっても、データとしてホームページに保存して掲載することで、コンピュータやスマホを持っていることが条件となりますが、より多くの地域の皆さんで共有することが可能となります。
 
会議などで資料を投影して説明することが可能になります。
  必要な資料をホームページに保管・掲載しておくことで、会議でプロジェクターを使用して資料の説明をする必要が生じたときには、プロジェクターにスマホを接続して、ホームページにあるデータをスクリーンに投影することもできるようになります。
 
災害等で資料が消失する危険性が低くなくなります。
  印刷資料しかない場合、地震や火災などの災害で資料を消失してしまう危険がありますが、ホームページ用に契約している会社では、データは複数の異なる地域にあるデータセンターのサーバーに分散して保管されますので、ホームページにデータを保管しておくことで、大規模地震のような災害時でも資料消失の危険性を大幅に低くすることができます。
 

  このホームページは、どのくらいの人が見ているのですか?
  2023年2月から2024年1月までのアクセス数は、こちらでご覧いただけます。

通常、ホームページの閲覧数は表の「訪問」の数になりますが、一年間の合計が7万9626件、2024年1月の場合、月間合計が6565件で一日平均が211件となっています。この数字は一人で何度も見る場合もカウントしていますが、実際の訪問者数も統計があり、1/25(木)…80名、1/26(金)…95名、1/27(土)…78名、1/28(日)…88名、1/29(月)…101名、1/30(火)…79名、1/31(水)…86名です。

ビジネス目的で使っていないホームぺージの場合、アクセス数にどんな意味があるのか判断が難しいところなのですが、一日平均で87名の方が見ているとして、平均で週に1回見ているとすると87×7で609名、2週間に1回とすれば1218名の方が定期的に見ているホームページだということになるのでしょうか。

更新内容から判断すると、これまでは地区社協部が主催しているイベントの様子をご覧になる方が多かったと思われますが、今後、町会・自治会・管理組合のお知らせを確認するためにホームページを利用する皆さんが多くなると、アクセス数は増加していくのではないでしょうか。

なお、ホームページ運用のためにふるさと協議会が支出している年間経費としては、サーバー(100GB)レンタル料金が26,400円、ドメイン(masuofurusato.com)登録料が3,850円、暗号化SSL料金が8,800円で、合計39,050円となっています。
 
  他の伝達手段との併用と、情報発信のポイントを教えてください。
 
LINEとの併用
  LINEは情報を受信したときに音などで知らせてくれるので、ホームページよりも確実に情報を伝達することが可能となります。趣味の情報や友達からの情報など、楽しい情報の場合には良いのですが、地域の情報のように事務的な情報の場合、受け手が煩わしいと感じる恐れがあります。また、何ヵ月も前に送信した情報を後で確認してもらいたい場合には不向きかと思われます。
 
メールとの併用
  メールについてもLINEと同様の特徴がありますが、メールの場合、一斉に送信できる相手の数は数十名程度となり、数百名に確実に送るには有料の一斉配信システム(1ヵ月1000円程度)を使うのが一般的です。また、メールアドレスを個人情報と判断して教えてもらえない方も多いため、大人数の住民の皆さんにメールで情報を配信するのは難しいかもしれません。
 
Facebookやブログの使用
  ふるさと協議会のホームページの代わりに、Facebookやブログを使って情報を発信する選択肢もあります。Facebookやブログを使うと、自分で内容を自由に記載して都合の良いタイミングで発信することが可能になります。ただし、アクセスを自由にしていると、悪意を持った第三者に虚偽の情報を書き込まれて、運営できなくなってしまう危険がありますので、安全な制御の方法を設定できる方が担当することが条件となります。
 
住民全体への発信と限られたメンバーへの発信を分けて考える
  以上のようなポイントを前提とする場合、住民全体への情報発信には以下の方法が有効かと思われます。

町・自治会、管理組合の住民全員に確実に伝達する必要がある情報については、印刷物の戸別配布を基本とする。
 
イベントへの参加者募集のようなものは回覧や掲示を基本とする。
 
伝達したい情報は、戸別配布であっても回覧・掲示であっても必ずホームページにも掲載しておくようにして、後で住民の皆さんがスマホでも情報を確認できる手段を確保しておく。
 
印刷資料にホームページのQRコードを繰り返し掲載しておくことで、ホームページの存在を住民の皆さんに徐々に浸透させていく。

趣味の会のメンバーや町会役員など多くとも数十名の限られたメンバーへの情報発信については、メ-ルアドレスなどの情報を確実に収集管理できる場合には、LINEやメールなどを併用することで情報伝達が容易になります。
 
住民の皆さんに後で確認してもらう可能性がある資料は、とりあえず、ホームページに掲載しておく
  今後、スマホの利用を前提とした公共サービスが増加することは避けられないものと思われます。将来的にどのような伝達手段を使用することになるにしても、住民の皆さんに確認してもらう可能性がある資料をとりあえずホームページにデジタル情報として掲載しておくことで、情報伝達手段の選択の幅が広がることは確実ですので、ぜひホームページの活用をご検討ください。

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